Tietosuojaseloste

22.5.2018

Tietosuojaseloste VR Transpoint Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Radiokatu 3
PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot

VR-konsernin tietosuojavastaava Päivi Minkkinen

VR Transpoint tietosuojayhteyshenkilö Teemu Heikura

Tietopyynnöt ja yhteydenotot VR Transpoint yhteydenottolomakkeen kautta: https://www.vrtranspoint.fi/fi/vr-transpoint/yhteystiedot/

3. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset

VR:n yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Yhteistyön hoitaminen ja siihen liittyvät yhteydenotot
  • VR:n oman toiminnan tilastointi, raportointi ja suunnittelu
  • VR:n myynti ja markkinointiin

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimukseen: Käsittelemme yhteishenkilöiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa yhteistyökumppani on osapuolena. 

Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, kuten kirjanpitolain tietojen säilyttämiseen liittyvät vaatimukset ja Rautatiekuljetuslakiin liittyvät erityisvaatimukset. 

Oikeutettuun etuun: Yhteistyökumppanin yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi. 

4. Tietolähteet

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tiedot kerätään yhteistyökumppanina toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään.

5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät

Rekisteröidyt

VR Transpoint asiakkaiden yhteyshenkilöt

Perustiedot
  • Asiakkaan perustiedot, kuten nimi ja yritys
  • Asiakkaan yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, telefaxnumero ja postitusoite

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta asiakastietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.

7. Evästeiden käyttö

ETA alueen ulkopuolelle suuntautuvissa kuljetuksissa luovutetaan rahtikirjojen yhteydessä olevat pakolliset yhteystiedot ETA alueen ulkopuoliselle kuljetusyhtiölle ja kyseisen maan tullille kuljetuksen varmistamiseksi. Tarpeelliset yhteystiedot ovat etunimi, sukunimi, postiosoite, puhelin, telefaxnumero ja sähköpostiosoite.

Henkilötietoja ei muissa tapauksissa luovuteta tai siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyyn liittyvistä syistä.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Yhteistyökumppanin yhteyshenkilönä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä verkkolomakkeen kautta osoitteessa: https://www.vrtranspoint.fi/fi/vr-transpoint/yhteystiedot/. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).

3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.

4. Käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

5. Käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

7. Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.


VR Groupin tietosuojaperiaatteet