Tietosuojaseloste
4.7.2022
Tietosuojaseloste VR Transpoint Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt
1. Rekisterinpitäjä
VR-Yhtymä Oyj (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Radiokatu 3
PL 488
00096 VR
puh. 029 4343
2. Yhteystiedot ja yhteydenotto
Tietopyynnöt ja yhteydenotot: [email protected].
3. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset
VR:n yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Yhteistyön hoitaminen ja siihen liittyvät yhteydenotot
- VR:n oman toiminnan tilastointi, raportointi ja suunnittelu
- VR:n myynti ja markkinointi
Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu:
Sopimukseen: Käsittelemme yhteishenkilöiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa yhteistyökumppani on osapuolena.
Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, kuten kirjanpitolain tietojen säilyttämiseen liittyvät vaatimukset ja Rautatiekuljetuslakiin liittyvät erityisvaatimukset.
Oikeutettuun etuun: Yhteistyökumppanin yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi.
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä.
4. Tietolähteet
Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tiedot kerätään yhteistyökumppanina toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään.
VR kerää kuljettamisen toteuttamiseen tarvittavia tietoja kuljettajapäätesovelluksella. Kerättävät tiedot ovat poikkeamatietoja, turvallisuushavaintotietoa ja sijaintitietoa, jota käytetään suunnittelun tukena.
Turvallisuuden varmistamiseksi sekä rikos-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi VR Transpointin autoissa on asennettuna ympäristöä valvova videojärjestelmä. Videovalvonnasta on VR:llä erillinen tietosuojaseloste.
5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät
Rekisteröidyt |
VR Transpoint asiakkaiden yhteyshenkilöt |
| Perustiedot |
|
| Kuljettajapäätesovelluksen tiedot |
|
| VR Transpoint autojen valvontajärjestelmä |
|
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.
Emme luovuta asiakastietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.
7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
ETA alueen ulkopuolelle suuntautuvissa kuljetuksissa luovutetaan rahtikirjojen yhteydessä olevat pakolliset yhteystiedot ETA alueen ulkopuoliselle kuljetusyhtiölle ja kyseisen maan tullille kuljetuksen varmistamiseksi. Tarpeelliset yhteystiedot ovat etunimi, sukunimi, postiosoite, puhelin, telefaxnumero ja sähköpostiosoite.
Henkilötietoja ei muissa tapauksissa luovuteta tai siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
8. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyyn liittyvistä syistä.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Yhteistyökumppanin yhteyshenkilönä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä verkkolomakkeen kautta osoitteessa: https://www.vrtranspoint.fi/fi/vr-transpoint/yhteystiedot/. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:
1. Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).
3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.
4. Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
5. Käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.
6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
7. Oikeus peruuttaa suostumus
Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.
8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.
10. Tietojen suojaamisen periaatteet
VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.